Klubbhåndbok

Økonomi

Klubbhåndbok / Økonomi

Ansvar

Hovedstyret er øverste ansvarlig organ for klubbens økonomi, og hele idrettslaget hefter for klubbens forpliktelse. Hovedstyret har utstedt fullmakt til daglig leder til å inngå sponsoravtaler og andre avtaler (herunder ansettelser) begrenset til hovedstyrets til enhver tid gjeldende grense. Daglig leder skal holde kontroll på klubbens økonomi, og påse at denne plan følges og målsettinger nåes. Hvis ikke økonomiske målsettinger blir oppfylt er klubbens styre ansvarlig for å iverksette tiltak for å nå de målsettinger som er vedtatt. Daglig leder er ansvarlig for at styret er oppdatert om regnskap og likviditet.

 

Økonomiske mål og budsjett

For at klubben skal nå sine målsettinger er det viktig å ha en sterk økonomi. I det ligger det at vi skal til enhver tid ha tilfredsstillende likviditet i forhold til omsetning og risiko. Klubben skal alltid være i stand til å betale sine kreditorer. Klubben har et resultatmål om 3% overskudd hvert år.

Et positivt resultat fører til høyere egenkapital og gjør klubben i stand til å finansiere større investeringer internt og sikre seg mot uforutsette utgifter eller f.eks. sponsorsvikt. For å få til dette må budsjettarbeidet være etter «føre var» prinsippet, som vil si at det skal budsjetteres med forholdsvis sikre inntekter. I tillegg skal alle kjente og forutseende kostnader tas med.

Budsjettet skal utarbeides etter samme mal (på kontonivå) som regnskapsrapportering, slik at det er sammenlignbart, og lett å se avvik. Budsjettarbeidet bør starte på senhøsten, og være ferdig senest i januar. Budsjettet skal vedtas på årsmøte.

Ved spill i de øvre divisjonene i fotball (fra 2. div) og håndball (fra 1. div) er det krav om lisens. Klubben skal rapportere til særforbundene innen pålagte frister og etterstrebe å lande i grønn sone.

 

Budsjettplan
Årsbudsjett

Årsbudsjettet er et bevilgningsdokument som angir hva hver avdeling kan disponere i beløp det enkelte budsjettår. Styret og representanter for de ulike avdelingene starter i oktober budsjettarbeidet for påfølgende år. Før styrets budsjettforslag oversendes årsmøte skal det vedtas på styremøte.

 

Krav til budsjettforslag

Årsmøte skal vedta et budsjett hvert år. Budsjettet skal være i balanse, dvs. inntektene skal svare til utgiftene. Budsjettet må være reelt og realistisk. Budsjettet skal bygge på aktivitet siste år og forventet aktivitet i budsjettåret.

 

Endelig vedtak i årsmøtet

Styret samordner årsbudsjettforslaget og utarbeider saksforelegg til årsmøtet. Årsbudsjettet vedtas av årsmøtet i mars.

 

Budsjettoppfølging

Kvartalsvis rapport skal forelegges styret. Budsjettoppfølging pr 31.12 skjer i forbindelse med årsoppgjøret. Hvis budsjettoverskridelser avdekkes tidlig i året bør det legges opp til løpende rapportering til styret. Det utarbeides en prognose i august for resten av året.

 

Regnskap

Klubben skal bruke autorisert regnskapsførerselskap til å føre regnskapet. Dette for å sikre at lover og regler blir overholdt. Regnskapsrapporter utarbeides i henhold til oppdragsavtale av regnskapsførerselskapet. Daglig leder, i samarbeid med styrets økonomiansvarlig, er ansvarlig for å holde styret oppdatert angående den økonomiske situasjonen. Klubbens regnskapsår følger kalenderåret. Samarbeidet med regnskapsfører evalueres årlig.

Klubbens inngående faktura attesteres og konteres av daglig leder før overlevering til regnskapsfører. Bilagene leveres til regnskapsfører iht. oppdragsavtalen eller fortløpende.

Klubben bruker per tiden regnskapssystemet PowerOfficeGo.

 

Idrettsklubbens inntekter

Idrettsklubben finansierer driften ved:

  • Medlemskontingent og treningsavgift
  • Dugnader
  • Sponsorer
  • Tilskudd fra forbund, kommune, stiftelser, andre
  • Grasrotandel, momskompensasjon, LAM inntekter fra NIF
  • Arrangement
  • Leieinntekt
  • Diverse

 

Fakturering

Fakturering av samarbeidsavtaler o.l. utføres etter hva avtalen beskriver. Ellers utføres fakturering fortløpende for å opprettholde likviditeten i idrettsklubben.

 

Revisjon

IK Junkeren sin omsetning overstiger 5 millioner per år. Følgelig har idrettslaget revisjonsplikt. Regnskapet til IK Junkeren vil dermed bli revidert av registrert eller statsautorisert revisor. Per tiden er Ernst & Young revisor for idrettslaget.

 

Bank

Klubben er delt inn i følgende regnskapsmessige avdelinger:

  • Avdeling 1: Håndball barn og unge
  • Avdeling 2: Håndball damer
  • Avdeling 4: Fotball barn og unge
  • Avdeling 5: Fotball senior
  • Avdeling 6: Hovedstyret

Klubben er delt inn i avdelinger slik at de enkelte gruppene kan ha adskilt økonomi som gir god oversikt over økonomien til den enkelte idrett.

Bankkonti skal disponeres av to personer i fellesskap.

Det skal aldri blandes private bankkonti inn i klubbens økonomi. Dersom noen foretatt utlegg på vegne av klubben skal bilag leveres til, og godkjennes av styreleder/daglig leder. Klubben skal da snarest mulig refundere utlegget.

 

Bilag

Alle føringer i regnskapet skal dokumenteres med bilag. Ved alle føringer skal det ligge en kvittering, faktura, avtale, kontrakt, billett, oppgjørsskjema eller lignende som kan bekrefte at transaksjonen har funnet sted og at den tilhører organisasjonsleddet.

 

Post

Idrettsklubben leier postboks i lokalene til Posten på Langstranda. Det er postboks nummer 3504, med postadresse 8087 Bodø. Faktura for leie kommer én gang i året.

Daglig leder har nøkkel til postboks og henter ut post regelmessig.

 

Bedriftskort

Klubben har 4 (fire) bankkort, ett til hver avdeling med unntak av avdeling for hovedstyret. Bankkort disponeres av daglig leder som tar seg av betalinger for idrettsklubben. Ved bruk av bankkort må bilag alltid tas vare på som bilag til regnskapet.

 

Betalingsterminal

Klubben har 2 (to) betalingsterminaler som benyttes til diverse arrangementer, kamper, annet salg. Betalingsterminalene er knyttet opp mot klubbens dugnadskonto.

 

Vipps

Klubben benytter Vipps som betalingsløsning på sine arrangementer, kamper, dugnader etc. Det er anledning for lagene å etablere Vipps konto. Daglig leder oppretter Vipps konto på forespørsel.

 

Kiosksalg og kontanter

Omsetning av varer fra kiosk fra klubben er unntatt fra merverdiavgift, jfr. Merverdiavgiftsloven § 3-12 tredje ledd. Vilkåret for dette er at salget skjer i forbindelse med kamper eller andre arrangementer og at det benyttes ulønnet arbeidskraft. Merverdiavgifts forskrift har i tillegg satt følgende betingelser for unntaket:

  • Begrenset åpningstid: Kiosken må bare være åpen under arrangementer eller treninger. Fritaket gjelder selv om det foregår daglige, permanente arrangement og treningsvirksomhet.
  • Kjøpergruppe: Minst 80 % av omsetningen må skje til deltakere eller tilskuere under arrangementer/treninger.
  • Vareutvalg: Vareutvalget kan bare bestå av typiske kioskvarer og varer tilberedt av organisasjonens medlemmer, typisk sjokolade, sukkertøy, emballert is mv. samt vafler, boller, kaker, kaffe mv.

Det er ikke krav til kassaapparat ved ambulerende eller sporadisk kontantsalg, når omsetningen ikke overstiger 3G eksklusive merverdiavgift. Ved økt omsetning fra kiosk skal det anskaffes kassaapparat. Ved kamp eller arrangement skal kontantkassen(e) telles opp og eventuell bankterminal avstemmes. Eventuelle billettinntekter skal også telles opp. Klubbens ambisjon er å være kontantfri. Vipps/betalingsterminaler muliggjør dette. Årsaken er mindre ressursbruk og redusert risiko for mislighold.

 

Lagskonto

Alle aldersbestemte lag i IK Junkeren blir tildelt konto av klubben (heretter kalt lagskonto). Konto disponeres av lagets økonomiansvarlige. Kontoen benyttes til inn- og utbetalinger i forbindelse med drift av laget. Det være seg innbetalinger ved ulike dugnader, egenandeler, sponsormidler etc., og utgifter som f.eks. turneringsavgifter, sosiale sammenkomster, ekstra felles utstyr etc. Det er ikke tillatt å opprette private kontoer (f.eks. av foreldre/foresatte) på vegne av lagene i klubben. Innsamling av penger gjennom sponsorat skal godkjennes av daglig leder. Dette for å sikre at man ikke er i konflikt med klubbens strategi og samarbeidspartnere. 

 

Sponsing av lag
  • Ved sponsing av lag der selskapet ønsker motytelse i form av reklame, profilering eller lignende, skal faktura sendes på vegne av laget fra IK Junkeren til selskapet.
  • Med bakgrunn i klubbens administrasjonskostnader og at sponsor får benytte klubbens navn og logo, fordeles inntektene som følger: 80% av sponsorinntektene går til laget, og 20% til klubbens barne og ungdomsavdeling.
  • Økonomiansvarlig lag sender e-post til post@junkeren.no (daglig leder) med følgende info:
    • Lagets navn
    • Fakturamottaker og adresse
    • Organisasjonsnummer
    • Fakturatekst og beløp
    • Forfallsdato dersom avtalt med mottaker
    • Merknad
    • Kontaktperson selskap

 

Regler og retningslinjer for dugnadsinntekter

Dette dokumentet er styrende for hvilke regler som gjelder i forbindelse med innsats, inntekter og egenandeler i gjennomføringen av dugnader i regi av IK Junkeren.

  1. Den enkelte gruppe/lag skal sørge for at foreldre, foresatte og øvrige deltakende parter er kjent med innholdet i dette dokumentet.
  2. Det skal defineres hvilken tilknytning/eierskap inntektene fra dugnaden har: Alternativene er: (a) Idrettslaget, (b) Navn undergruppe, (c) Navn lag, (d) Navn på tur/cup/aktivitet Tilknytningen kan inneholde flere alternativ, men det skal defineres.
  3. For alle alternativene i punkt 2 skal det bestemmes om det er anledning til å betale inn en sum, som et alternativ til å delta på dugnad. Dersom et slikt alternativ benyttes, er dette å anse på lik linje som å delta på dugnad, og kan ikke ses på som en egenandel.
  4. For alternativene (a), (b) og (c) i punkt 2 tilfaller uten unntak all inntekt idrettslaget, og det er ingen anledning for noen parter å få tilbakebetalt sin innsats under noen omstendighet.
  5. For alternativ (d) i punkt 2 skal det i tillegg defineres: – Hva er den totale summen den enkelte spiller/forelder skal skaffe til veie – Dersom det en egenandel som skal betales, skal det defineres med det gjeldende beløp
  6. En innbetaling som er definert som en egenandel, anses som tilknyttet til den aktuelle spiller, frem til beløpet er benyttet til det faktiske formålet
  7. Den enkelte gruppe skal til enhver tid ha kontroll på alle de forskjellige inntektsalternativene som er nevnt i dette dokumentet, og skal spesielt inneha oversikt på bruken av egenandel og innbetalinger som et alternativ til dugnad.
  8. For alternativ (d) i punkt 2 gjelder i tillegg følgende, dersom den planlagte tur/cup/aktivitet avlyses/kanselleres. – Forutsatt at økonomien i den gjeldende dugnad/aktivitet ikke viser et negativt resultat etter punktene under, gjelder følgende:
    1. Overskuddet fra dugnaden, tilfaller den aktuelle gruppe og lag, og er ikke tilknyttet spillerne som enkeltpersoner.
    2. Egenandel skal tilbakebetales til den enkelte.
  9. For de spillere som slutter i en idrett, er det ingen anledning til å få tilbake innsats, egenandel eller andre verdier som den enkelte anses som ikke benyttet.
  10. Det er til enhver tid styreleder i samråd med øvrige styremedlemmer i den aktuelle gruppe som er ansvarlig for at reglene i dette dokumentet etterleves.
  11. Dersom det foreligger lover og regler sentralt i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) som er direkte motstridende til noen av punktene nevnt i dette dokumentet, så vil det være NIF sine lover og regler som er gjeldende.
junkeren

E-post: post@junkeren.no     Telefon: 411 20 631     Kontakt oss

Besøksadresse: Klubbhytta, Stordalen
Postadresse: IK Junkeren, Postboks 3504, 8087 Bodø

Vilkår og betingelser     Personvern