Klubbhåndbok

Klubbens organisering og rollebeskrivelser

Klubbhåndbok / Klubbens organisering og rollebeskrivelser

Sportslig virksomhet

IK Junkeren som klubb driver sin sportslige virksomhet i 2 avdelinger:

Fotball
  • A-lag – klubbens topprodukt fotball
  • Barne og ungdomsfotball 6-19 år
Håndball
  • A-lag – klubbens topprodukt håndball
  • Barne og ungdomshåndball 6-19 år

Det er tett og naturlig samarbeid mellom de ulike sportslige avdelingene i klubben.

  • Daglig leder er klubbens øverste administrative leder og utfører arbeid for alle fire avdelinger.
  • Virksomheten i klubben er helt avhengig av frivillig innsats og dugnad.
Klubblokale

Klubbens lokale er «Klubbhytta» i Stordalen hvor administrasjonen har sitt tilholdssted. Kjøkken og allrom benyttes ellers til spillermøter, foreldremøter og sosiale lagsaktiviteter for lagene i klubben.

Årsmøte

Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet og avholdes hvert år i mars måned. Årsmøtet legger grunnlag for styrets arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme hva klubben skal gjøre, og hvordan den skal drives, bør delta på årsmøtet. Klubbens medlemmer over 16 år har stemmerett. Ansatte har ikke stemmerett. Klubbens spillere har stemmerett.

Styrets sammensetning og oppgaver

Styret er klubbens øverste organ mellom årsmøtene. Styret har i første rekke en strategisk rolle, samt å sikre at klubben drives innenfor de retningslinjer og økonomiske rammer som er gitt av årsmøtet. Styret har ansvar for å ansette og følge opp daglig leder, samt ansette hovedtrenere. Det daglige ansvar for å følge opp hovedtrener ligger til daglig leder. Arbeidsfordelingen i styret bestemmes av lokale forhold og rammebetingelser. Styret består av leder, nestleder, fem styremedlemmer og en vara.

Organisasjonskart

Organisering avdeling fotball

 

Barne og ungdomsfotball – hovedoppgaver
  • Tilby gutter og jenter i Rønvika bydel fotballaktivitet ihht Bodø-modellen
  • Tilby dommeraktivitet
Barne og ungdomsfotball – kvalitetskrav
  • All aktivitet skal skje ihht klubbens overordnede strategi
  • All aktivitet skal skje ihht gjeldende reglement fra NFF
  • All aktivitet skal skje ihht Kvalitetsklubb
  • Klubben skal ha en sportsplan
  • Klubben skal ha oppgavebeskrivelser for de ulike rollene/funksjonene
  • Klubben skal ha et Sportslig utvalg
Turneringer

IK Junkeren skal arrangere turnering(er) med ambisjon om sportslig utvikling, bedre helse og økt trivsel og bolyst.

Junkeren Fotball arrangerer tre ulike konsepter som favner ulike målgrupper:

  • PowerOffice Cup for barn og ungdom
  • Løvold Vinterserie for junior- og seniorspillere
  • Stordalen Futsal Cup for vennelag
Fotballskoler

IK Junkeren skal tilby en kvalitativt god fotballskole med mål om sportslig utvikling, bedre helse og positive fotballopplevelser.

A-Lag – hovedoppgaver
  • Gi drømmen en sjanse – utvikle spillere til Norsk Toppfotball eller internasjonal fotball
  • Være nest beste rangerte fotballklubb i Nordland
A-Lag – kvalitetskrav
  • All aktivitet skal skje ihht klubbens overordnede strategi
  • All aktivitet skal skje ihht gjeldende reglement fra NFF
  • Klubben skal ha trenere som tilfredstiller kompetansekrav fra NFF
  • Klubben skal ha oppgavebeskrivelser for de ulike rollene/funksjonene
  • Klubben skal ha en sportsplan
  • Klubben skal ha et Sportslig utvalg
Organisering avdeling håndball

Turneringer

IK Junkeren skal arrangere turnering(er) med ambisjon om sportslig utvikling, bedre helse og økt trivsel og bolyst.

Junkeren Håndball arrangerer følgende turneringer:

  • PowerOffice Håndball Cup for barn og ungdom
  • Junkeren Minihåndball Cup for barn
Håndballskoler

IK Junkeren skal tilby en kvalitativt god håndballskole med mål om sportslig utvikling, bedre helse og positive håndballopplevelser.

A-Lag – hovedoppgaver
  • Være en pådriver for jentehåndball i Nord-Norge
  • Være best rangerte håndballklubb på jentesiden i Nord-Norge
A-Lag – kvalitetskrav
  • All aktivitet skal skje ihht klubbens overordnede strategi
  • All aktivitet skal skje ihht gjeldende reglement fra NHF
  • Klubben skal ha trenere som tilfredsstiller kompetansekrav fra NHF
  • Klubben skal ha oppgavebeskrivelser for de ulike rollene/funksjonene
  • Klubben skal ha en sportsplan
  • Klubben skal ha et Sportslig utvalg

 

Rollebeskrivelser Klubb

Daglig leder
  • Økonomi
    • Ansvar for mottak og kontroll av inngående faktura, inkl. kontering og remittering
    • Ansvar for utfaktureringer og utbetalinger
    • Samarbeid med regnskapskontoret i forhold til regnskapsføring
    • Ansvarlig for personal og lønn inkl. kontroll av lønn for alle ansatte. Lønn kjøres av eksternt byrå
    • Ansvar for medlemsadministrasjon
    • Ansvar for organisering og gjennomføring av klubbens fellesdugnader

 

  • Markedsansvarlig
    • Ansvarlig for den markeds- organisasjonsmessige helheten i IKJ
    • Ansvar for sponsorkontrakt, som omhandler utarbeidelse og inngåelse av samarbeidsavtaler med sponsorer
    • Ansvar for at våre forpliktelser i samarbeidsavtalene blir oppfylt

 

  • Utstyr
    • Samarbeid med utstyrsleverandør og ansvar for vurdering av utstyrsbehov i samråd med ledere av gruppeutvalg

 

  • Klubbens pressekontakt
    • Sammen med klubbens styreleder

 

  • Hovedansvarlig for kontakt med idrettskrets, særkretser, NIF, NHF og NFF
    • Klubbens hovedansvarlig for FIKS/SA inkl. overganger.

 

Kvalitetsklubbansvarlig (utøves av daglig leder)
  • Være klubbens kvalitets sikrer og kontaktperson mot NFF
  • Sørge for at kvalitetsklubbsystemet setter en standard på trener, leder og verdiarbeid i klubben
  • Være pådriver for å tydeliggjøre, bevisstgjøre og konkretisere hva Norges Fotballforbund legger i god kvalitet i klubbens planverk og praksis
  • Synliggjøre internt i klubben at systemet gir annerkjennelse til klubben om det arbeides bevisst med verdi- og utviklingsarbeidet

 

Sportslig leder
  • Sportslig leder er ansvarlig for å lede Sportslig utvalg gjennom følgende mandat:
    • Bidra til utvikling av det sportslige tilbudet til de aktive i avdelingen
    • Påse at klubbens sportslige arbeid i avdelingen gjennomføres i tråd med klubbens vedtatte sportsplan
    • Være et rådgivende organ for daglig leder som har beslutningsmyndighet

 

  • Sportslig leder er ansvarlig for at Sportslig utvalg utfører følgende oppgaver:
    • Følge opp trenere og lag på feltet (sportslig opplegg, differensiering og hospitering)
    • Bidra til gjennomføring av trenerforum
    • To møter årlig (nov/des og juni)
    • Årlig revidering av sportsplan

 

  • Medlemmer i sportslig utvalg:
    • Sportslig leder
    • 2 medlemmer
    • Trenerveiledere

 

Utdanningsansvarlig (utøves av sportslig leder)
  • Kjenne godt til forbundets utdanningsmuligheter
  • Kartlegge behov for utdanning/kurs i egen klubb
  • Informere ledere, trenere, lagledere, dommere og andre aktuelle aktører om utdanningstilbud
  • Være pådriver for deltakelse på kurs, samle inn påmelding til kurs. Motivere for deltakelse.
  • Utarbeide en utdanningsoversikt og skoleringsplan i egen klubb, samt ajourføre utdannings-/kurskartotek
  • Være kontaktledd mellom klubb og krets
  • Motta og videreformidle all informajson om utdannings-/kurstilbud for klubbens krets og forbund
  • Arrangere interne kurs i klubben, eventuelt i samarbeid med naboklubber om utdanningstiltak

 

Politiattestansvarlig
  • Ha fokus på politiattest-ordningen på første styremøte etter årsmøtet
  • Ha en fortløpende oppdatering av klubbens politiattest-database, og sørge for at den er forsvarlig lagret
  • Bidra til å gjøre prosessen rundt innhenting og fremstilling av attester enklest mulig
  • Jevnlig rapportere til styret om utviklingen med hensyn til politiattester

 

Rekrutteringsansvarlig
  • Samtlige avdelinger i IK Junkeren utnevner egen rekrutteringsansvarlig
  • klubbens rekrutteringsansvarlige er også klubbens «oppstartsansvarlige»
  • Kjenne til klubbens organisering, sportslig tilbud, verdier og sportsplan
  • Framsnakke og drive foreldrerekruttering i klubbens grupper/lag
  • Gjennomføre rekrutteringstiltak, for barn og ungdom iht. rekrutteringsplan
  • Være med på treningene til ny oppstartede lag i oppstartsfasen dersom trenere ønsker bistand i forhold til innhold
  • Forsøke å kartlegge og rekruttere trenere til de nye årskullene

 

Utstyrsansvarlig
  • Samtlige avdelinger i IK Junkeren utnevner egen utstyrsansvarlig
  • Ansvarlig forvalter avdelingens tildelte midler/pott
  • Holde oversikt over klubbens utstyr
  • Forberede sesongen i forhold til utstyr sammen med avdelingen
  • Sørge for at all profilering på bekledning til enhver tid er i tråd med klubbens samarbeidsavtaler i samarbeid med daglig leder
  • Være kontaktperson for alle lagledere/trenere på lag i forhold til utstyrsrelaterte henvendelser
    • Legge til rette utstyr til hvert lag i IK Junkeren i tråd med klubbens bestemmelse

 

Dommeransvarlig
  • Samtlige avdelinger i IK Junkeren utnevner egen dommeransvarlig
  • Dommerkoordinatorens viktigste oppgave er å ha god kontakt og godt samarbeid med:
    • Klubbens dommere
    • Klubbens styre og administrasjon
    • Lagledere og trenere
    • Dommeransvarlig krets/forbund
  • Har sammen med avdelingsutvalget hovedansvaret for å rekruttere og beholde nok dommere i forhold til forbundets krav
  • Legge til rette og tilby dommerkurs til de som ønsker det
  • Ansvar for å tilby etterutdanning i samarbeid med kretsen til de med ambisjoner og talent
  • Ansvar for at klubbens dommere har nødvendig utstyr
  • Tilrettelegge treningsmuligheter for dommerne
  • Ansvarlig for å informere trenere og spillere om regelnytt foran hver sesong

 

Frivillighetskontakt

En viktig forutsetning for å kunne drive en klubb er de mange frivillige som utfører små og store oppgaver i klubbens daglige drift og ved arrangementer. Det er viktig at dette arbeidet blir verdsatt og at det er både morsomt og givende å engasjere seg i klubben. En frivillighetskontakt har det overordnede blikket og bidrar til et mer oversiktlig arbeid for de frivillige som har påtatt seg verv/roller i klubben. Frivillighetskontakten sitter i styret som styremedlem.

Oppgaver for frivillighetskontakt:

  • Ha oversikt over de frivillige i klubben som innehar definerte verv/roller i klubben
  • Opprette og vedlikeholde register over alle frivillige med verv/roller i klubben i samarbeid med daglig leder
  • Være et bindeledd mellom styret i klubben og de frivillige
  • Bidra til å rekruttere nye frivillige
  • Være en pådriver i å bygge et godt miljø for de frivillige
  • Gjennomføre klubbens plan for de frivillige

 

Overgangsansvarlig

Dersom en spiller ønsker å melde overgang til en annen klubb, er prosessen for dette regulert i NFFs og NHFs «overgangsreglement». For å sikre at en slik overgang skal skje på en ryddig måte, er det viktig at den ansvarlige personen kjenner til rutinene i slike saker.

  • Utøves av daglig leder
  • Norges Fotballforbund og Fotballkretsen krever at det i hver klubb skal være én til to personer som av klubbstyret gis tilgang til FIKS
  • En overgang krever at en del formalia skal være på plass
  • Det er viktig og nødvendig for at det skal være mest mulig ryddighet ved en overgang
  • Det er viktig å huske at gammel klubb kan stoppe en overgang dersom en spiller har uoppgjorte forpliktelser til klubben
  • Overgangen gjennomføres elektronisk i FIKS for fotballspillere
  • For håndballspillere må spilleren selv søke om overgang i minidrett
  • Når håndballspiller har søkt om overgang i minidrett kan ny klubb godkjenne overgang i Sportsadmin

De ansvarlige gis ansvar til å opprette forespørsler/overganger, og også godkjenne overganger fra egen klubb.

 

Webansvarlig
  • Samtlige avdelinger i IK Junkeren utnevner egen webansvarlig
  • Ansvarlig for at alt av innhold på klubbens offisielle hjemmeside til enhver tid er oppdatert. Dette skjer i samarbeid med styret, daglig leder og øvrig redaksjon for webside. Dette innebærer regelmessig gjennomgang av siden, og etterspørre eventuell manglende informasjon
  • Ansvarlig for at tilsendt informasjon/stoff skal være på nett senest i løpet av 12 timer, helst så fort som mulig når det gjelder å være første media ute med nyhetssaker (gjelder stoff som ikke kan legges ut av andre i IK Junkeren)
  • Ansvarlig for opplæring og oppfølging av redaksjon, slik at de aktuelle personer kan legge og redigere ut artikler selv
  • Ansvarlig for å designe og utvikle alt av nødvendig materiell og annonser til fotball- og håndballskole, akademi, turneringer, kamparrangement og andre tiltak
  • Ansvarlig for å linke nyheter på hjemmesiden til klubbens offisielle Facebook-side
  • Være proaktiv når det gjelder å finne nyhetssaker
  • Redaktør hjemmeside – lage egne nyhetssaker i samarbeid med redaksjonen, styret og daglig leder

 

Fair play-ansvarlig klubb

IK Junkeren skal ha en Fair Play ansvarlig. Fair Play er grunnfjellet i idrettens verdier og skal gjennomsyre alt vi gjør på alle nivåer. Fair Play handler om det som skjer på og utenfor banen. Det overordnede målet er å utvikle, forankre og synliggjøre klubbens aktiviteter innen Fair Play mot egne medlemmer, trenere, ledere, lokalmiljø og samarbeidspartnere.

Fair Play ansvarlig blir utnevnt av Styret i klubben og samarbeider tett med administrasjon i klubb og sportslig utvalg.

  • Ansvarlig for å definere, implementere og følge opp Fair Play
  • Utarbeide en årlig Fair Play plan
  • Ansvarlig for å følge opp at klubben har Fair Play materiell som skal benyttes
  • Fremme aktivt Fair Play blant klubbens medlemmer og ansatte
  • Kontaktpunkt for IK Junkeren inn mot krets/forbund i Fair Play arbeidet
  • Utarbeide tiltak for å forbedre Fair Play i IK Junkeren
  • Synliggjøre Fair Play innenfor klubben, på nettsider, SOME og i relevante dokumenter
  • Avholde Fair Play kvelder for spillere i barne- og ungdomsavdelingene
  • Motivere til å bli kretsens Fair Play klubb

Viktige grensesnitt

  • Klubbens spillere
  • Styret
  • Daglig leder
  • Trenere
  • Lagledere
  • Foreldrekontakter
  • Kampverter
  • Dommeransvarlig

 

Kamparrangementsansvarlige
  • Samtlige avdelinger i IK Junkeren utnevner egen kamparrangementsansvarlig
  • Ansvarlig for at avdelingen arrangerer sine hjemmekamper i tråd med klubbens og forbundets retningslinjer
  • Ansvarlig å sørge for at alle nødvendige roller og funksjoner er fylt i klubbens kamparrangementsgruppe og å påse at alle roller og funksjoner ivaretas under klubbens kamparrangement (Jfr. Kamparrangementsgruppe)
  • Gjennomføre møte med alle lags foreldrekontakter og informere om hvordan klubben skal gjennomføre sine hjemmekamper. Dette i samarbeid med kioskansvarlig(e)
  • Tilrettelegge gode verktøy og manualer for speakertjenester, resultattavle etc. slik at klubbens lag har gode forutsetninger for å lage gode kamparrangement

 

Trenerveileder barn og ungdom
  • Samtlige avdelinger i IK Junkeren skal ha trenerveiledere
  • Ansvarlig for at sportsplan legges til grunn for gjennomføring av aktiviteten i klubben
  • Oppfølging av klubbens trenere i faglige og praktiske spørsmål, være en trener for trenerne. Bistå under økter ved behov
  • Bidra til å kartlegge trenernes kompetanse

 

FIKS-ansvarlig (fotball)
  • Forankring – påse at klubbens ledelse til enhver tid kjenner til alle påkrevde FIKS-oppgaver
  • Brukeradministrasjon – påse at klubben til enhver tid har personer i klubben med nødvendige «tilganger» til FIKS
  • Brukeropplæring – påse at personer med tilgang til FIKS innehar riktig kompetanse til å utføre påkrevde oppgaver. Dette gjøres i samarbeid med fotballkretsen
  • Ansvarlig for spillerregistrering – registrering av nye spillere i FIKS

 

Diverse utvalg – funksjoner og oppgaver

I klubben er det flere utvalg innenfor de ulike områdene av klubbdriften. Her beskrives disse utvalgene med de viktigste funksjoner og oppgaver.

Fotballutvalg/Håndballutvalg

Sportslig utvalg

Turneringsutvalg

Kamparrangement A-Lag

Består av følgende personer:

  • Kamparrangementsansvarlig
  • Kioskansvarlig(e)
  • Kampvert(er)
  • Speaker inkl. ansvarlig lyd/musikk
  • FIKS / kamprapportansvarlig
  • Billettører
  • Ballhentere/moppere (fotball/håndball)

Gruppeutvalgene har overordnet ansvar for at de underlagte oppgavene følges opp, og ansvarlig for at avdelingen arrangerer sine hjemmekamper i tråd med klubbens og forbundets retningslinjer.

  • Gruppeutvalgene utnevner kamparrangementsansvarlig

Oppgaver: Organisere og følge opp alle lags hjemmekamper i tråd med slik vi ønsker å arrangere hjemmekamper, samt forbundets retningslinjer.

  • Ansvarlig å sørge for at alle nødvendige roller og funksjoner er fylt og påse at alle roller og funksjoner ivaretas under klubbens kamparrangement

 

Anleggsutvalg

Består av flere personer som er tilknyttet styre og andre personer i klubben. Et av styremedlemmene har overordnet ansvar for at de underlagte oppgavene følges opp:

Oppgave eksisterende anlegg: Klargjøre, vedlikeholde og vinterlagre

  • Mål (rapportere til Bodø kommune etter gjeldende driftsavtale ved bytte av nett/mål)
  • Innbytterbenker
  • Reklameskilt (i samarbeid med daglig leder)
  • Resultattavle
  • Speaker-bu

Oppgave nye anlegg: Analysere behov, prosjektere og gjennomføre:

  • Analysere behov for nye anlegg
  • Saksframlegg for styret om behov. Vedtak av styret for å gå videre i prosessen.
  • Prosjektere eller innhente ekstern part for prosjektering
  • Dialog med nødvendige instanser (Bodø idrettsråd, Bodø kommune, forbund, næringsliv og øvrige)
  • Investerings- og driftsbudsjett
  • Endelig prosjekt skal vedtas på årsmøte før igangsettelse

Gruppen skal være bidragsytere og ressurspersoner rundt vedlikehold og utvikling av eksisterende og nye anlegg.

junkeren

E-post: post@junkeren.no     Telefon: 411 20 631     Kontakt oss

Besøksadresse: Klubbhytta, Stordalen
Postadresse: IK Junkeren, Postboks 3504, 8087 Bodø

Vilkår og betingelser     Personvern